Como baixar o XML dos CT-e em que sua empresa é tomadora

Por que o CT-e do frete não chega sozinho

Quando a sua empresa contrata um frete, quem emite o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é a transportadora. A sua empresa aparece no documento como tomadora do serviço, a parte que paga o frete. Muitas transportadoras enviam o XML por e-mail, mas nem todas, nem sempre, e raramente de forma organizada quando o volume é alto.

Sem o XML, fica difícil conferir o que foi cobrado, lançar o documento na escrituração e levar o ICMS destacado para a apuração.

Como saber se a sua empresa é a tomadora

No XML do CT-e, o tomador é indicado no grupo ide:

• toma3/toma aponta para uma das partes já presentes no documento: 0 remetente, 1 expedidor, 2 recebedor, 3 destinatário;
• toma4 traz os dados de um tomador que não é nenhuma dessas partes (o caso típico da subcontratação ou de quem paga o frete sem ser remetente nem destinatário).

No CT-e OS (modelo 67), o tomador vem no grupo toma do próprio infCte.

Os caminhos para baixar os XMLs

1. Pedir à transportadora

Funciona para poucos documentos. Com centenas por mês, vira uma rotina de cobrança por e-mail e de conferência do que faltou.

2. Portal nacional do CT-e, documento por documento

O portal permite consultar um CT-e pela chave de acesso. É útil para casos pontuais, mas exige a chave de cada documento e não serve para baixar o mês inteiro.

3. Serviço de distribuição de DF-e, com o certificado A1

O ambiente nacional do CT-e oferece um web service, o CTeDistribuicaoDFe, que entrega a cada CNPJ todos os CT-e e eventos em que ele aparece: como emitente, remetente, destinatário, expedidor, recebedor ou tomador. É o caminho usado por ERPs e por ferramentas de captura.

• A consulta é autenticada com o certificado digital A1 da própria empresa (mesma raiz de CNPJ).
• Os documentos vêm em lotes de até 50, compactados, numerados por um NSU (número sequencial único) que avança a cada consulta.
• O ambiente nacional mantém os documentos disponíveis por um período limitado (cerca de 3 meses). O que passar disso precisa ter sido guardado antes.
• Há regras de frequência: consultar demais gera a rejeição 656 e bloqueia o CNPJ por uma hora.

Um roteiro para não perder nenhum CT-e

1. Use um certificado A1 válido da matriz (ele serve para as filiais da mesma raiz).
2. Deixe um único sistema responsável pela captura de cada CNPJ, para não esbarrar nas regras de consumo.
3. Consulte pelo menos uma vez por dia e guarde os XMLs fora do ambiente nacional.
4. Junte os eventos de cancelamento aos CT-e correspondentes antes de somar valores.
5. No fechamento do mês, separe os CT-e em que a sua empresa é tomadora e exporte para a contabilidade.

Esse roteiro é exatamente o que o Malote Fiscal automatiza: a busca diária, a guarda, o cruzamento com os cancelamentos e a planilha do mês.